Showcases · Automatisierte Prozesse
Property Management · Logistikimmobilien
Mehr Immobilien betreuen. Weniger Verwaltungsaufwand.
Regentic GmbH
Mehr Immobilien betreuen. Weniger Verwaltungsaufwand.
Die Ausgangslage
Die Regentic GmbH aus Frankfurt am Main ist spezialisierter Property Manager für großflächige Logistik- und Gewerbeparks. Regelmäßige, präzise Objektbegehungen sind das Fundament für Werterhalt und Haftungssicherheit. Das Nadelöhr lag nicht vor Ort, sondern in der Nachbereitung im Büro:
- Der Medienbruch: Stundenlanges manuelles Übertragen von Notizen, Transkribieren von Sprachmemos und händisches Zuordnen von Fotos zu Hallenbereichen.
- Mangelnde Datenkonsistenz: Mängel wurden unstrukturiert erfasst; der Abgleich mit der Master-Checkliste war zeitaufwendig.
- Komplexe Zuständigkeiten: Gewerke und Verantwortlichkeiten (Mieter vs. Eigentümer) wurden manuell zugewiesen und banden wertvolle kognitive Ressourcen.
Die Lösung
Der Digital Inspection Assistant (DIA) – eine digitale Fachkraft fürs Property Management
Statt teurer Spezialsoftware orientiert sich die Lösung pragmatisch an den Gewohnheiten der Mitarbeiter: Das Interface ist ein handelsüblicher Messenger auf dem Smartphone, gekoppelt an eine zentrale Datenbank und orchestriert durch eine maßgeschneiderte Automatisierungsarchitektur im Hintergrund. DIA führt den Begehungsleiter strukturiert durch den Prozess und übersetzt unstrukturierte Eingaben in verlässliche Berichte.
Die Architektur
Intelligenter Einstieg & Kontext-Laden
Beim Start via Smartphone prüft das System die Berechtigungen und lädt dynamisch die relevanten Master-Checklisten des spezifischen Objekts.
Multimodale KI-Erfassung
- Sprache: Der Nutzer spricht Beobachtungen formlos ein (z. B. „Rampentor 7 schließt nicht richtig"). Das System transkribiert und analysiert semantisch.
- Bilder: Hochgeladene Fotos werden durch eine Bild-KI deskriptiv analysiert; relevante Bauteile werden identifiziert, irrelevante Objekte ignoriert.
Kognitive Verarbeitung im Hintergrund
- Gewerk- & Zuständigkeitszuordnung: Sachverhalte werden dem richtigen Gewerk und der vertraglich zuständigen Partei zugeordnet (z. B. „FM" für Facility Management oder „M" für Mieter).
- Klassifizierung: Eine KI-Logik unterscheidet neutrale Bestandsdokumentation (Beobachtung) von echtem Handlungsbedarf (Mangel) – inkl. konkreter Maßnahme und farbcodierter Prioritätsstufe.
- Prüfpunkt-Abgleich: Erfasste Daten werden kontinuierlich mit den SOLL-Prüfpunkten abgeglichen.
Automatisierte Dokumentenerstellung
Sobald der Begeher das Gelände verlässt, entsteht ein zweigeteiltes, formatiertes Protokoll: Teil 1 (Management Summary) mit aggregierter To-Do-Tabelle samt Mängeln, Prioritäten und Zuständigkeiten – sowie Teil 2 (Detailprotokoll), gegliedert nach Anlagekapiteln, mit passgenau eingebetteten Fotos. Das Protokoll ist vollständig editierbar – letzte Anpassungen sind jederzeit direkt im Dokument möglich – und liegt abgabefertig im Cloud-Speicher.
Die messbaren Resultate
Drastische Reduktion der Nachbereitung
Der manuelle Aufwand sank von 2–4 Stunden auf die Zeit für ein finales Überfliegen des fertigen Dokuments.
Hohe Datenkonsistenz
Strukturierte Datenbank und KI-gestützte Klassifizierung reduzieren Formatierungsfehler und Informationslücken auf ein Minimum.
Kognitive Entlastung
Keine Fotogalerien sichten, keine seitenlangen Berichte tippen – der Fokus bleibt auf der fachlichen Begutachtung vor Ort.
Echtzeit-Information
Mängelberichte stehen den Eigentümern unmittelbar nach der Begehung zur Verfügung – kürzere Reaktionszeiten bei kritischen Themen.
Das sagt der Kunde
„Mit DIA hat Christoph eine Lösung geschaffen, die unsere tägliche Arbeit auf den Immobilien revolutioniert hat. Wir sparen pro Begehung mehrere Stunden administrative Arbeit und liefern unseren Auftraggebern Protokolle in einer Qualität und Geschwindigkeit, die im Markt ihresgleichen sucht."
— Management, Regentic GmbH
Welcher zeitintensive Denk- oder Zuordnungsprozess bindet in Ihrem Unternehmen heute noch wertvolle Fachkräfte? Lassen Sie uns das in einem kurzen Erstgespräch analysieren.
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Mineralölhandel · Rechnungsautomatisierung
Automatisierte Abrechnung als Hebel für operative Effizienz
Walter Behälter-Systeme GmbH
Automatisierte Abrechnung als Hebel für operative Effizienz
Die Ausgangslage
Die Lieferung ist abgeschlossen – die Büroarbeit noch nicht. Für die Diesel- und Heizöllieferungen der Walter Behälter-Systeme GmbH müssen aus Lieferscheinen Rechnungen werden. Dazu gehören die Datenerfassung, die Ablage, die Übergabe an DATEV und der Versand an den Kunden. Die Vorgabe: Die Rechnung soll noch am Liefertag, spätestens am nächsten Morgen, rausgehen.
- Mehrere manuelle Schritte: Der bestehende Weg führte über Word-Rechnungen, PDF-Exporte und den manuellen Upload in DATEV. Diese Arbeitsschritte sollten nahtlos verbunden werden.
- Mengen, bei denen jede Ziffer zählt: Blasser Belegdruck, handschriftliche Ergänzungen und unterschiedliche Mengenangaben machten die Erfassung fehleranfällig. Bestellt ist nicht gleich geliefert.
- Offene Vorgänge im Blick: Fehlende Preise, Kundendaten oder Belege sollten auf einen Blick sichtbar sein – statt zwischen Fahrerkabine, Postfach und Büroordnern gesucht werden zu müssen.
Die Lösung
Eine digitale Fachkraft für die Kraftstoffabrechnung
Der Ablauf beginnt im Messenger, ohne umständliche Spezialsoftware. Fahrer schicken den Lieferschein direkt vom Smartphone. Im Büro bleiben nur die wesentlichen kaufmännischen Entscheidungen: Menge prüfen, Literpreis eintragen und freigeben. n8n und KI verbinden im Hintergrund die Belegerkennung direkt mit der ZUGFeRD-Erstellung, DATEV und dem Kundenversand.
Der Ablauf
Lieferschein senden & sichern
Der Fahrer schickt ein Foto oder PDF direkt per Smartphone. Der Bot bestätigt den Empfang in Echtzeit und sichert das Original manipulationssicher in der Google Cloud sowie lokal auf dem Firmenserver.
Daten auslesen & Auffälligkeiten stoppen
Texterkennung und Bild-KI werten den Beleg vollständig DSGVO-konform aus (ohne Nutzung von Kundendaten für KI-Modelltrainings). Für die Abrechnung wird verlässlich die Menge bei 15 °C erfasst, nicht die Bestellmenge. Handschriftliche Notizen werden präzise erkannt; Unklarheiten wandern sofort zur Prüfung.
Kunde prüfen, Preis setzen, freigeben
In einer übersichtlichen Prüfkarte sieht das Büro den Lieferschein neben Kunde, Produkt, Menge und Lieferdatum. Ein Klick genügt, um den tagesaktuellen Literpreis einzutragen und die Rechnung freizugeben.
Konforme E-Rechnung erstellen
Aus den freigegebenen Daten generiert das System automatisch die gesetzeskonforme ZUGFeRD-E-Rechnung (Profil EN 16931) – ein perfektes PDF mit eingebettetem XML-Datensatz, Stammdaten und Zahlungszielen.
Direkt an DATEV & Kunden versenden
Die fertige Rechnung wird direkt an DATEV Upload Mail übergeben und nach erfolgreicher Verarbeitung automatisch per E-Mail an den Endkunden verschickt. Schnell, lückenlos und sauber archiviert.
Der Nutzen
Stundenlange Tipparbeit entfällt
Kein manuelles Übertragen von Lieferscheinen mehr in Word. Das System übernimmt die Routine – das Team behält nur die finale Preisprüfung.
Rechnungsversand am selben Tag
Vom Wareneingang bis zur fertigen E-Rechnung vergehen oft nur noch Minuten. Das beschleunigt Zahlungsziele und den gesamten Cashflow.
Fehlerquote auf nahezu Null
Die automatische Erkennung der 15 °C-Menge und der Dublettenabgleich verhindern teure Übertragungsfehler vor dem Rechnungsversand.
Nahtlose DATEV-Integration
Rechnungen landen direkt in der Buchhaltung. Der Steuerberater erhält perfekte digitale Datensätze ohne Papierchaos.
Das sagt der Kunde
„Früher stapelten sich die Lieferscheine nach den Touren auf dem Schreibtisch und das mühsame Abtippen hat uns jeden Tag wertvolle Stunden gekostet. Heute schicken unsere Fahrer den Beleg einfach von unterwegs, wir geben kurz den Literpreis frei – und die fertige E-Rechnung ist in Sekundenschnelle bei DATEV und beim Kunden. Die Lösung spart uns massiv Bürozeit und läuft absolut verlässlich.“
— Geschäftsführung, Walter Behälter-Systeme GmbHWelcher zeitintensive Denk- oder Zuordnungsprozess bindet in Ihrem Unternehmen heute noch wertvolle Fachkräfte? Lassen Sie uns das in einem kurzen Erstgespräch analysieren.
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Kerzen & Produktfotografie · Bildautomatisierung
Beschleunigung der Time-to-Market für neue Produktvarianten.
Weizenkorn
Beschleunigung der Time-to-Market für neue Produktvarianten.
Die Ausgangslage
Eine neue Farbe betrifft bei Weizenkorn viele Produktbilder: unterschiedliche Kerzenformen, Einzelaufnahmen und Gruppenbilder. Die Aufgabe war, aus vorhandenen Stammvorlagen neue Farbvarianten zu erstellen, die sich im Produktauftritt verwenden lassen.
- Eine Farbe, viele Motive: Die Wunschfarbe muss auf unterschiedliche Formen und Oberflächen übertragen werden. Licht, Schatten und Struktur sollen dabei plausibel bleiben.
- Produktdetails erhalten: Eine neue Farbe darf nicht zu einer anderen Kerzenform oder einer künstlich wirkenden Oberfläche führen. Auch kleine Details wie die Dochte brauchen Aufmerksamkeit.
- Den Bildbestand weiter nutzen: Vorlagen und Ergebnisse sollen in der vorhandenen OneDrive-Struktur bleiben. Die Bedienung muss ohne Bildbearbeitungskenntnisse möglich sein.
Die Lösung
Neue Farbvarianten mit automatisierter Bildbearbeitung und KI-Qualitätskontrolle
UpFastAI hat ein browserbasiertes Studio entwickelt, das vorhandene Kerzenfotos gezielt umfärbt. Die Software erkennt die Produktfläche und berechnet dort die neue Farbe unter Berücksichtigung von Schattierung und Struktur. Die Originaldateien bleiben erhalten. Eine zuschaltbare KI-Qualitätskontrolle vergleicht die fertigen Ergebnisse mit den Ausgangsbildern und weist auf mögliche Qualitätsprobleme hin.
Das Team gibt die Wunschfarbe per Farbauswahl, RGB oder HEX an und vergleicht drei Darstellungen: Referenznah, Ausgewogen und Shop-hell. Vergrößerte Vorschauen zeigen die Farbwirkung und Produktdetails. Das Team entscheidet, welche Darstellung übernommen wird und ob die zusätzliche KI-Prüfung erfolgen soll.
Der Ablauf
Vorlagen direkt aus OneDrive wählen
Das Studio lädt die vorhandenen Stammvorlagen aus OneDrive. Einzelkerzen und Gruppenbilder lassen sich gezielt auswählen und gemeinsam verarbeiten. Die Originaldateien bleiben unverändert.
Wunschfarbe festlegen & Vorschauen vergleichen
Das Team legt die Farbe einmal fest und vergleicht die drei ReColor-Darstellungen. Vergrößerte Ansichten helfen, Oberflächen und Details zu beurteilen. Eine andere Farbe lässt sich ausprobieren, ohne die Bildauswahl erneut zusammenzustellen.
Produktflächen umfärben & Dochte schützen
Die automatische Freistellung grenzt die Produktfläche ab. ReColor überträgt die Farbe unter Berücksichtigung der vorhandenen Schattierung und Struktur. Ein separat schaltbarer Dochtschutz lokalisiert die Dochte und begrenzt ihre Umfärbung; erkennbare Fasern werden gezielt neutraler und heller dargestellt.
Qualität mit KI prüfen & Ergebnisse beurteilen
Die optionale KI-Qualitätskontrolle vergleicht die fertig umgefärbten Bilder mit den Originalen und beurteilt Qualität und Produkttreue. Auffälligkeiten werden sichtbar angezeigt, damit das Team gezielt nachprüfen kann. Beanstandete Bilder lassen sich einzeln oder gemeinsam neu vorbereiten, ohne gute Ergebnisse zu überschreiben; zusätzliche Verarbeitung wird vorher bestätigt.
Geordnet in OneDrive ablegen
Die Ergebnisse werden mit Farbname, Vorlagenbezug und eindeutiger Kennung in datierten Farbordnern abgelegt. Einzelkerzen und Gruppenbilder bleiben übersichtlich zugeordnet. Ungeprüfte Ausgaben werden gesondert gekennzeichnet und abgelegt. Ein Button öffnet den passenden Ausgabeordner.
Der Nutzen
Neue Farbvarianten aus vorhandenen Fotos
Die vorhandenen Stammvorlagen lassen sich für weitere Farben nutzen. Das Team muss nicht jede Variante einzeln in einem Bildbearbeitungsprogramm umfärben.
KI-Qualitätskontrolle als zusätzliche Prüfung
Die zuschaltbare KI-Prüfung vergleicht fertige Bilder mit den Originalen und macht mögliche Qualitätsprobleme sichtbar. Die abschließende Beurteilung bleibt beim Team.
Ein Ablauf für den gesamten Bildsatz
Einzelkerzen und Gruppenbilder werden in derselben Oberfläche verarbeitet. Farbe und Darstellung müssen nicht für jedes Bild neu festgelegt werden.
Weniger Aufwand bei Ablage und Nacharbeit
Benannte Dateien, datierte Farbordner und direkte Ordnerlinks erleichtern die Weiterverwendung. Einzelne Problemfälle können gezielt neu bearbeitet werden, während gute Ergebnisse erhalten bleiben.
Auf den Arbeitsalltag abgestimmt
Die Lösung wurde anhand konkreter Bildvergleiche und Rückmeldungen weiterentwickelt: von der Farbwirkung über den Dochtschutz bis zu Dateinamen und Ausgabeordnern. So verbindet das Studio die Bildverarbeitung mit den Arbeitsschritten, die vor und nach dem eigentlichen Umfärben anfallen.
Das sagt der Kunde
„Mit der Lösung von UpFastAI können wir unsere vorhandenen Kerzenfotos für neue Farbvarianten nutzen, ohne jedes Bild einzeln bearbeiten zu müssen. Wir wählen die Bilder und die gewünschte Farbe aus, vergleichen die Vorschauen und übernehmen die passende Darstellung. Besonders praktisch sind die zusätzliche KI-Qualitätskontrolle und die geordnete Ablage in OneDrive. Christoph hat unsere Rückmeldungen aufgenommen und die Anwendung so angepasst, dass sie gut zu unserem Arbeitsalltag passt.“
— Weizenkorn
Wie viel manuelle Bildbearbeitung steckt in Ihren Produktvarianten? Lassen Sie uns in einem kurzen Erstgespräch prüfen, welche Schritte sich mit Ihrem vorhandenen Bildbestand automatisieren lassen.
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Führungskräfteentwicklung · KI-Coaching
Skalierung von Führungskompetenz durch spezialisierte KI-Coaches
Performance Gateway GmbH
Skalierung von Führungskompetenz durch spezialisierte KI-Coaches
Die Ausgangslage
Die Performance Gateway GmbH entwickelt unter Geschäftsführer Pierre Groh Methoden für wirksame Führung und professionelle Kommunikation. Mit ANGI® für die Gestaltung von Meetings, Workshops und Mitarbeitergesprächen und VITAL-TALK® für strukturierte Gesprächsführung lagen zwei eigenständige fachliche Konzepte vor. Die Aufgabe: Dieses Methodenwissen so für KI aufbereiten, dass es Menschen nicht nur erklärt, sondern sie in konkreten Arbeitssituationen gezielt unterstützt.
- Fachwissen statt Standardantworten: Ein allgemeiner KI-Assistent kennt die konkrete Methodik, die Qualitätsanforderungen und die gewünschte Gesprächsführung nicht von selbst.
- Zwei unterschiedliche Aufgaben: ANGI® soll aus einem Briefing ein einsetzbares Führungsformat entwickeln. VITAL-TALK® soll Situationen beraten, Gespräche realistisch simulieren und die Leistung anschließend analysieren.
- Wiederholbare methodische Qualität: Die Coaches sollen den fachlichen Rahmen einhalten, passende Rückfragen stellen und nachvollziehbare, handlungsorientierte Ergebnisse liefern.
Die Lösung
Zwei spezialisierte KI-Coaches auf Basis eigener Führungs- und Kommunikationsmethoden
UpFastAI hat die von Performance Gateway bereitgestellten Methoden in differenzierte Systemprompts übersetzt und die begleitenden Kontextdokumente inhaltlich ausgearbeitet und ergänzt. Statt einen universellen Chatbot mit allgemeinen Ratschlägen einzusetzen, wurden für beide Coaches eigene Rollen, Dialogabläufe, fachliche Leitplanken und Ausgabeformate definiert.
ANGI® agiert damit als methodischer Sparringspartner für die Planung und Ausgestaltung von Führungsformaten. VITAL-TALK® verbindet situationsbezogene Beratung mit einem interaktiven Gesprächstraining und einer anschließenden, strukturierten Reflexion. Das fachliche Fundament und die zugrunde liegenden Methoden stammen von Performance Gateway; UpFastAI verantwortete ihre KI-seitige Aufbereitung.
Die Umsetzung
Methodenwissen in konkrete KI-Handlungen übersetzen
Die inhaltlichen Konzepte wurden in präzise Anweisungen für das Verhalten der Coaches überführt: Welche Informationen müssen sie erfragen? Wie führen sie durch einen Prozess? Wann geben sie Orientierung, wann fordern sie eigene Entscheidungen ein? Ergänzende Kontextdokumente vertiefen die fachliche Grundlage.
ANGI®: vom Vorhaben zur einsatzbereiten Agenda
Der Coach erkennt, ob ein Meeting, Workshop, Seminar oder Mitarbeitergespräch geplant wird, erfasst fehlende Eckdaten und entwickelt eine passende Struktur entlang der vier ANGI®-Phasen Ankommen, Navigation, Gestaltung und Integration. Auf Wunsch entstehen daraus konkrete Moderationsimpulse, eine Detailplanung oder direkt verwendbare Einladungs- und Agendatexte.
VITAL-TALK®: Gesprächssituationen realistisch trainieren
Der KI-Coach unterstützt zunächst bei der Vorbereitung und kann anschließend in ein Rollenspiel wechseln. Als simuliertes Gegenüber reagiert er situationsgerecht auf Fragen, Einwände und Formulierungen. Die fünf VITAL-Phasen und die vier TALK-Prinzipien bilden den methodischen Rahmen – ohne den natürlichen Gesprächsfluss durch starre Abläufe zu ersetzen.
Individuelles Feedback und klare fachliche Leitplanken
Für VITAL-TALK® wurde eine strukturierte Auswertungslogik mit transparenten Kriterien, konkreten Gesprächsbelegen und individuellen Verbesserungsimpulsen formuliert. Beide Coaches erhalten eindeutige Grenzen für ihren Aufgabenbereich und können sich an hinterlegte Unternehmensstandards und fachliche Vorgaben orientieren.
Der Nutzen
Fachliche Tiefe statt generischer KI-Antworten
Die Coaches orientieren sich an der konkreten Methodik von Performance Gateway und unterstützen zielgerichtet innerhalb ihres jeweiligen Fachgebiets.
Weniger Vorbereitungsaufwand
ANGI® hilft dabei, aus wenigen Eckdaten strukturierte Meetings, Workshops und Gesprächsformate mit direkt nutzbaren Unterlagen zu entwickeln.
Gesprächskompetenz praktisch trainieren
Mit VITAL-TALK® lassen sich schwierige Gesprächssituationen interaktiv üben und anschließend anhand konkreter Dialogstellen reflektieren.
Führungswissen breiter nutzbar machen
Die aufbereitete Fachmethodik steht als wiederverwendbarer KI-Coach bereit und kann für unterschiedliche Führungs- und Kommunikationssituationen eingesetzt werden.
Auf die Methodik abgestimmt
Entscheidend war die präzise Übersetzung vorhandener Expertise in das Verhalten eines KI-Systems. Die wissenschaftlichen und methodischen Grundlagen wurden nicht von UpFastAI entwickelt. Der Beitrag lag darin, die fachlichen Vorgaben durch Systemprompt-Design und inhaltlich ergänzte Kontextdokumente für den dialogorientierten Einsatz nutzbar zu machen. So entstanden zwei klar profilierte KI-Coaches, die sich am tatsächlichen Anwendungsfall orientieren – nicht am Antwortverhalten eines allgemeinen Assistenten.
Das sagt der Kunde
„Mit ANGI® und VITAL-TALK® bringen wir unsere eigenen Methoden in eine neue, digitale Form. Uns war wichtig, dass die KI nicht einfach allgemeine Tipps gibt, sondern unsere fachliche Logik tatsächlich im Dialog anwendet. Christoph hat dafür die Systemprompts und ergänzenden Wissensgrundlagen sehr gezielt ausgearbeitet. So sind zwei KI-Coaches mit einem klaren Profil entstanden, die Führungskräfte und Mitarbeitende bei konkreten Aufgaben und Gesprächssituationen unterstützen. Genau diese Verbindung von Methodenkompetenz und KI-Umsetzung haben wir gesucht.“
— Pierre Groh, Geschäftsführer, Performance Gateway GmbH
Welches Fachwissen in Ihrem Unternehmen könnte als spezialisierter KI-Coach täglich genutzt werden? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie sich Ihre eigenen Methoden und Standards in einen digitalen Spezialisten übersetzen lassen.
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