UpFastAI – Showcase

Showcases · Automatisierte Prozesse

Property Management · Logistikimmobilien

Begehungsprotokolle: von 2–4 Stunden Büroarbeit auf ein finales Überfliegen

Eine digitale Fachkraft, die Sprachmemos, Fotos und Notizen einer Objektbegehung automatisch in ein management-ready, editierbares Protokoll mit eingebetteten Fotos übersetzt – ausgelöst direkt aus einem Chat-Interface.

Regentic GmbH

Die Ausgangslage

Die Regentic GmbH aus Frankfurt am Main ist spezialisierter Property Manager für großflächige Logistik- und Gewerbeparks. Regelmäßige, präzise Objektbegehungen sind das Fundament für Werterhalt und Haftungssicherheit. Das Nadelöhr lag nicht vor Ort, sondern in der Nachbereitung im Büro:

  • Der Medienbruch: Stundenlanges manuelles Übertragen von Notizen, Transkribieren von Sprachmemos und händisches Zuordnen von Fotos zu Hallenbereichen.
  • Mangelnde Datenkonsistenz: Mängel wurden unstrukturiert erfasst; der Abgleich mit der Master-Checkliste war zeitaufwendig.
  • Komplexe Zuständigkeiten: Gewerke und Verantwortlichkeiten (Mieter vs. Eigentümer) wurden manuell zugewiesen und banden wertvolle kognitive Ressourcen.

Die Lösung

Der Digital Inspection Assistant (DIA) – eine digitale Fachkraft fürs Property Management

Statt teurer Spezialsoftware orientiert sich die Lösung pragmatisch an den Gewohnheiten der Mitarbeiter: Das Interface ist ein handelsüblicher Messenger auf dem Smartphone, gekoppelt an eine zentrale Datenbank und orchestriert durch eine maßgeschneiderte Automatisierungsarchitektur im Hintergrund. DIA führt den Begehungsleiter strukturiert durch den Prozess und übersetzt unstrukturierte Eingaben in verlässliche Berichte.

Die Architektur

Intelligenter Einstieg & Kontext-Laden

Beim Start via Smartphone prüft das System die Berechtigungen und lädt dynamisch die relevanten Master-Checklisten des spezifischen Objekts.

Multimodale KI-Erfassung

  • Sprache: Der Nutzer spricht Beobachtungen formlos ein (z. B. „Rampentor 7 schließt nicht richtig"). Das System transkribiert und analysiert semantisch.
  • Bilder: Hochgeladene Fotos werden durch eine Bild-KI deskriptiv analysiert; relevante Bauteile werden identifiziert, irrelevante Objekte ignoriert.

Kognitive Verarbeitung im Hintergrund

  • Gewerk- & Zuständigkeitszuordnung: Sachverhalte werden dem richtigen Gewerk und der vertraglich zuständigen Partei zugeordnet (z. B. „FM" für Facility Management oder „M" für Mieter).
  • Klassifizierung: Eine KI-Logik unterscheidet neutrale Bestandsdokumentation (Beobachtung) von echtem Handlungsbedarf (Mangel) – inkl. konkreter Maßnahme und farbcodierter Prioritätsstufe.
  • Prüfpunkt-Abgleich: Erfasste Daten werden kontinuierlich mit den SOLL-Prüfpunkten abgeglichen.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Sobald der Begeher das Gelände verlässt, entsteht ein zweigeteiltes, formatiertes Protokoll: Teil 1 (Management Summary) mit aggregierter To-Do-Tabelle samt Mängeln, Prioritäten und Zuständigkeiten – sowie Teil 2 (Detailprotokoll), gegliedert nach Anlagekapiteln, mit passgenau eingebetteten Fotos. Das Protokoll ist vollständig editierbar – letzte Anpassungen sind jederzeit direkt im Dokument möglich – und liegt abgabefertig im Cloud-Speicher.

Die messbaren Resultate

Drastische Reduktion der Nachbereitung

Der manuelle Aufwand sank von 2–4 Stunden auf die Zeit für ein finales Überfliegen des fertigen Dokuments.

Hohe Datenkonsistenz

Strukturierte Datenbank und KI-gestützte Klassifizierung reduzieren Formatierungsfehler und Informationslücken auf ein Minimum.

Kognitive Entlastung

Keine Fotogalerien sichten, keine seitenlangen Berichte tippen – der Fokus bleibt auf der fachlichen Begutachtung vor Ort.

Echtzeit-Information

Mängelberichte stehen den Eigentümern unmittelbar nach der Begehung zur Verfügung – kürzere Reaktionszeiten bei kritischen Themen.

Das sagt der Kunde

„Mit DIA hat Christoph eine Lösung geschaffen, die unsere tägliche Arbeit auf den Immobilien revolutioniert hat. Wir sparen pro Begehung mehrere Stunden administrative Arbeit und liefern unseren Auftraggebern Protokolle in einer Qualität und Geschwindigkeit, die im Markt ihresgleichen sucht."

— Management, Regentic GmbH

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